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電子采購是企業(yè)實現(xiàn)電子商務(wù)的一個重要環(huán)節(jié)，據(jù)美國全國采購管理協(xié)會稱，使用電子采購系統(tǒng)可以節(jié)省大量成本。采用傳統(tǒng)方式生成一份定單 所需要的平均費用為 150 美元，使用基于 Web 的電子采購解決方案則可以將這一費用減少 到 30 美元。我們目睹了國外很多企業(yè)實施電子商務(wù)成功的案例，Intel、Cisco、Dell、通用 汽車等這些企業(yè)都紛紛通過實施電子商務(wù)降低了成本，提高了工作效率，而其中重要的一步 就是通過電子采購實現(xiàn)了對供應(yīng)商這一端的供應(yīng)鏈，這樣不僅能夠在配件采購方面保質(zhì)保量，而且可以有效地控制采購成本，從而降低生產(chǎn)和庫存成本。電子采購作為供應(yīng)鏈管理兩 端的一端，也正是我國很多電子商務(wù)企業(yè)所缺乏的一部分，記者日前聽艾科軟件公司的 CEO曹勇先生講，他們通過對國內(nèi) 200 多家的企業(yè)進(jìn)行調(diào)查，了解到目前國內(nèi)企業(yè)對電子商務(wù)軟 件的需求其中主要一部分就是適合國內(nèi)實際情況和企業(yè)需求的供應(yīng)鏈軟件，當(dāng)然這除了包含 電子采購之外，還包含物流配送、庫存管理等多個部分。國外企業(yè)實施電子商務(wù)的前提往往 是企業(yè)內(nèi)部信息化已經(jīng)完善。而我國實際情況是很多企業(yè)實施 ERP 不甚成功，那么在這種 情況如何實施電子商務(wù)呢？曹先生認(rèn)為，他們計劃在艾科的電子商務(wù)軟件中加入某些 ERP 功能，使那些 ERP 未完善的中小企業(yè)有機會早日走向電子商務(wù)，而后再逐步實施 ERP 等內(nèi) 部系統(tǒng)，這是否可行我們還無定論，但這確實是一種新的值得探索的思路。 企業(yè)要真正實現(xiàn)電子商務(wù)，只有將 ERP、CRM(客戶關(guān)系管理)、SCM(供應(yīng)鏈管理)三者結(jié)合 起來形成閉環(huán)，才能根據(jù)客戶的需求，完成從原材料采購、企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品、將符合客戶需求 的產(chǎn)品按時送到客戶手中這樣一個完整的流程，而在這其中，企業(yè)采購物品的過程往往是最繁瑣的，同時也是最耗費時間和資金的。 例如，假如你的公司銷售由各種定制部件組成的設(shè)備，而每種部件你都得從不同的廠商那里 采購。為了將所有這些部件集中到一起，你首先必須確定能夠制造那些部件的公司。一旦找 到了那些公司，你就必須與合作伙伴交換和討論一些技術(shù)文件——如圖紙和產(chǎn)品規(guī)格。在此 之后，必須在公司內(nèi)部處理采購單，這通常意味著要獲得管理人員和/或技術(shù)人員的批準(zhǔn)。 最后，還必須將定單和隨后的付款事項記入后端系統(tǒng)。要完成所有這一切，工作人員必須仔 細(xì)搜索各種目錄來尋找供應(yīng)商，花費很多小時來打電話和發(fā)傳真，并且在內(nèi)部各部門之間來 回穿梭以獲得批準(zhǔn)。與此同時，人為錯誤很可能會出現(xiàn)：定購的產(chǎn)品也許不對，裝運日期可 能寫錯了，接收地點也許不精確。 而電子采購將能夠幫助你解決上述問題，它是一種在 Internet 上創(chuàng)建專業(yè)供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的基于 Web 的方式。利用電子采購，可以提交請求，交換規(guī)格，收到和批準(zhǔn)報價。那么，電子采 購是怎樣克服目前采購方法中的缺陷呢？ 使用 EDI 的電子采購 電子采購門戶站點對購買簡單商品最為有效，因為那些商品不像定制產(chǎn)品那樣需要那么多的 人力判斷和通信。電子采購門戶站點可以讓供應(yīng)商創(chuàng)建和維護其產(chǎn)品的在線目錄，其它公司 可以從這些目錄中搜索商品，下定單以及當(dāng)場確定付款和裝運選擇。 當(dāng)你試圖購買那些必須定制的產(chǎn)品時，情況會變得復(fù)雜一些。在那些情況中，常常需要人力 判斷以及人與人之間的協(xié)商，電子采購工具也會對這個過程起到很大的作用。
第一步就是整理叫做 RFP（建議請求）的信息包，其中包括有某一商品的技術(shù)規(guī)格和供應(yīng)要 求。其次，必須找到一個能夠滿足該請求的供應(yīng)商。為了節(jié)省時間和資金，只需要與有資格 的供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，這樣花費的精力最少。 使這一過程自動化的一種方式就是使用 EDI（電子數(shù)據(jù)交換）網(wǎng)絡(luò)，它能夠讓供應(yīng)商和買主 交換采購信息。只要交納一點事務(wù)處理費，就能通過 EDI 網(wǎng)絡(luò)提交信息包，并通過同一網(wǎng) 絡(luò)收到答復(fù)。利用 EDI，你可以將文件發(fā)送到目前作為 EDI 成員注冊的任何一家公司。但 是，EDI 網(wǎng)絡(luò)雖然對中間件技術(shù)如用于 Windows 平臺的 CORBA 和 COM＋提供了各種方式 的支持，但一些特定的連接常常會導(dǎo)致不兼容的應(yīng)用之間的集成問題。 使用 Internet 的電子采購 EDI 網(wǎng)絡(luò)存在的問題可以通過使用 Internet 來解決，因為 Internet 可以很容易地將電子采購 應(yīng)用與你的現(xiàn)有系統(tǒng)以及供應(yīng)商的系統(tǒng)集成起來。你和合作伙伴只需將這些應(yīng)用插入一個標(biāo) 準(zhǔn)接口就行了。電子采購軟件然后就成了廠商的應(yīng)用軟件和買主的應(yīng)用軟件之間的一個技術(shù) 翻譯器。（你可以仍然使用擁有電子采購軟件的 EDI 網(wǎng)絡(luò)。大多數(shù)采購軟件包與目前的 EDI 應(yīng)用軟件集成，所以，你既可以通過 Interent 又可以通過 EDI 網(wǎng)絡(luò)來提交報價請求。） 尤其值得一提的是，安裝和部署這些新的解決方案的成本是很低的。在大多數(shù)情況中，基于 Web 的電子采購是作為一項服務(wù)來提供的，因此你不用自己負(fù)責(zé)安裝或管理軟件，就可以 迅速采用電子采購系統(tǒng)，然后將維護的負(fù)擔(dān)交給服務(wù)提供商。 為了增加吸引力，大多數(shù)電子采購軟件包提供先進(jìn)的功能，這些功能是使用傳統(tǒng)方法所不能 獲得的。例如，一個標(biāo)準(zhǔn)的電子采購軟件包可以讓你定義工作流——這正是傳統(tǒng)的采購方法 常常陷入困境的地方。假設(shè)你的公司政策做出要求，在購買一件商品時，產(chǎn)品經(jīng)理必須核準(zhǔn) 商品與技術(shù)規(guī)格相符，并確認(rèn)擬定的交付日程符合制造周期，而采購經(jīng)理要負(fù)責(zé)批準(zhǔn)付款條 件。電子采購解決方案能夠讓你確立一些跟上公司審批程序的指導(dǎo)方針，以便合適的人在合 適的時候得到合適的信息。 電子采購軟件也可以定義工作責(zé)任。例如，如果你的公司將采購任務(wù)分配給公司的不同部門， 你可以向一些特殊部門授予準(zhǔn)入權(quán)?；蛘呦喾?，你可以將采購權(quán)限制在一個集中部門（這是 通過協(xié)商獲得大量折扣的一種很好的方法）。 需要用技術(shù)圖紙來陪伴你的 RFP 嗎？答案是否定的，許多電子采購軟件包與 CAD 軟件集成， 使你和供應(yīng)商可以從瀏覽器來訪問圖紙。關(guān)于安全性，電子采購解決方案提供了各種融合的加密、驗證和職責(zé)劃分特征。 除了這些特征之外，電子采購軟件也通過使一些耗費人力的任務(wù)自動化來起到幫助作用。例 如，如果你的公司總是需要不斷地供應(yīng)某些部件，就可以使用一個電子采購軟件包來監(jiān)測庫 存水平，并且在庫存不足時自動地采購新的部件。該軟件能夠使某些文書任務(wù)自動化，如完 成采購申請和定購表。 隨著電子采購模式的擴展以及越來越多的公司在網(wǎng)上提供產(chǎn)品，在線市場將成為采購那些你 以其它方式無法找到的商品和服務(wù)的一種更加可行的地方。廠商將分裂出并且組成一些更小 的、特定行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)，使買主獲得更多的選擇。正如在現(xiàn)實生活中一樣，當(dāng)你在網(wǎng)上進(jìn)入一 個專業(yè)市場時，你可以更好而且更快地進(jìn)行采購。
